La première partie de cet article est adaptée d’Annual Reports for Nonprofits: Is It Worthwhile Producing an Annual Report ? Les questions et recommandations web sont de mon cru.

Dans les bonnes résolutions de ce début d’année doit figurer la réalisation de votre rapport annuel. Pour les organisations aux budgets serrés, ce document est souvent secondaire puisque les ressources sont consacrées aux activités de l’organisation.

Pourtant, le rapport d’activité est une opportunité unique pour raconter l’histoire et les réalisations d’une organisation à ses publics. Enfin, alors que le web devient de plus en plus l’intermédiaire de la rencontre avec vos publics, grâce au web, il semble nécessaire d’adapter la production et la diffusion de votre rapport d’activités aux contraintes et aux opportunités du web.

Le rapport annuel idéal !

Le document doit aller au delà de l’énumération d’actions. Il doit :

  • motiver les donateurs et en attirer de nouveaux,
  • il doit encourager et donner la parole aux bénéficiaires,
  • il doit valoriser les membres de l’organisation
  • il doit rendre hommage aux organisations partenaires.

La production du rapport d’activité est donc un moment majeur pour affirmer votre rôle et ce que votre organisation change sur le terrain de ses actions.

Questions et réflexions sur ce rapport d’activités

  • Le rapport est-il une liste d’accomplissements qui sert de mémoire ? Ou est-il un instrument de communication bien ficelé pour vous faire connaitre, pour rappeler les valeurs qui anime l’organisation et démontrer les relations entre vos réalisations et votre vision ?
  • Le rapport donne-t-il à ses lecteurs des informations sur la manière dont vous collectez des fonds ? Ou aborde-t-il plutôt la question de l’utilisation de ces fonds ?
  • Le rapport présente-t-il des résumés de votre travail ou raconte-il des histoires sur la réalité des gens engagés avec vous ?
  • Le rapport déborde-t-il de tableaux de chiffres ? Ou préférez vous humaniser vos chiffres avec des portraits individuels et des exemples du terrain ?
  • Les aspects financiers du rapports sont-ils accompagnés de narratifs faciles permettant de traduire la source des fonds, votre manière de les dépenser, vos investissements et les explications sur un déficit ou un surplus.
  • Le rapport permet-il d’illustrer les valeurs de l’organisation par une prise de parole des communautés avec lesquelles vous travaillez ?
  • Le rapport est-il produit de manière professionnelle ? Ou pensez-vous que la frugalité de l’organisation se traduit dans un rapport compilé de photocopies ?
  • Voulez-vous apparaitre comme une organisation dans le besoin ou comme une organisation qui trouve des solutions à des besoins ?
  • Le rapport est-il illustré ? Ces illustrations sont-elles en accord avec les messages et les thèmes de votre communication ? Les légendes des photographies sont-elles utilisées pour servir vos messages ? Les légendes décrivent l’action et les personnes représentées mais elles doivent également être tournées vers les bénéfices futurs de vos actions. Dites-vous que certaines personnes ne feront que regarder les images et lire les légendes de votre rapport.
  • Votre rapport facilite-t-il l’action de vos publics ? Les informations et les modalités de contact, l’adresse d’une lettre d’information, d’un groupe de discussion, de votre présence sur les médias sociaux doivent figurer. Ces publics peuvent-ils participer au delà du don et de la réception de vos informations. Comment ? Votre rapport en parle-t-il ?
  • La lettre du directeur de l’organisation incite-t-elle les lecteurs à devenir membre ? Mentionne-elle les motivations personnelle de l’appartenance à l’organistion ? En général, les gens soutiennent ou se joignent à une organisation car ils percoivent dans l’expérience d’un proche quelque chose qui résonne en eux.

Voila des recommandations pour faire évoluer un rapport. Qu’en pensez-vous ? Ces questions résonnent-elles avec votre approche de la production de ce rapport ?

Et le web dans tout ça ?

J’aimerai maintenant adapter et compléter certaines recommandations par mon expérience de web et de son utilisation au service de la communication et de la mobilisation au service des organisations.

Accès et référencement

Interrogez vous sur les requêtes des internautes qui trouveraient des réponses dans votre rapport. Le rapport doit  figurer en première ligne de la requête rapport annuel + nom de l’organisation. Si ce n’est pas le cas, revoyez votre référencement. Mais des liens vers votre rapport peuvent apparaitre ailleurs ! Ses contenus offrent des réponses à d’autres requêtes. Pensez aux lieux, aux thèmes, aux noms des partenaires, aux vocabulaires des projets. Et améliorez votre positionnement sur ces requêtes.

Lecture et ergonomie du site

Le rapport doit être visible depuis un élément de navigation de la page d’accueil du site. Idéalement, tous vos rapports précédents sont consultables et vous pouvez produire des contenus mettant en relations ces différents documents. Une infographie sous forme de frise chonologique par exemple.

Formats d’écriture et moteurs de recherche

Le .pdf reste majoritaire dans les formats des rapports d’activité. Evidemment, c’est tellement plus joli, et ça passe par mail et c’est imprimable. Malheureusement, le .pdf est loin d’être l’ami des moteurs de recherche, il vous prive donc d’une lisibilité par l’outil qui offre la plus grande source de traffic de la majorité des pages du web aujourd’hui.
La solution consiste à passer à du format .html, à générer plusieurs pages html pour votre rapport, à créer des liens entre ces pages, à revoir la manière d’écrire ces pages et à optimiser leur référencement pour répondre à la recommandation mentionnée ci-dessus.

Contenus

Quelle est votre capacité à produire, collecter et tenir un discours avec des images photo, de la vidéo et de l’audio  témoignant  de votre activité ? Quelle place donnez-vous à vos bénéficiaires, à vos bénévoles, vos partenaires ? Plus vous leur accorderez d’importance plus ils seront susceptibles de devenir des médiateurs des éléments de votre rapport.

Produisez-vous des infographies ? Menez-vous une réflexion sur la visualisation des données que vous collectez ? Lisez cet article pour en savoir plus.

Publics

Internet est un territoire où il est difficile de distinguer a priori qui va visiter quoi. Par contre, des outils statistiques gratuits nous renseignent clairement sur ce que cherche l’internaute et ce qui ne l’intéresse pas. Pour avoir ces informations sur votre rapport annuel, vous devez passer du .pdf au .html, afin de pouvoir disposer de data pour chaque page, et plus seulement d’un nombre de téléchargements.

Les journalistes, les bailleurs de fonds, les partenaires, le donateur sont-ils tous intéréssés de manière égale à l’ensemble des contenus de votre rapport ? La réponse est non. Vous avez la possibilité d’orienter le visiteur en fonction de ce qui l’intéresse : c’est lui qui est au commande de sa souris, adaptez-vous à ces demandes.

Médiatisation

Ne vous contentez pas de proposer votre rapport sur votre site.
Rédigez un communiqué de presse à destination des journalistes qui traitent vos informations.
Relayez pendant l’année des éléments de votre rapport sur vos points de présence dans les médias sociaux. Twitter et Facebook aiment les hautes fréquences.

Ne présentez pas votre document avec le traditionnel « rapport d’activité 2010 de l’organisation ». Accrochez l’attention des internautes avec des extraits, servez-vous de l’actualité internationale pour valoriser vos activités et proposer vos chefs de missions en portes paroles.

Présentez des éléments de votre rapport d’activité dans les 3 premières newsletter qui suivent sa sortie.
Identifiez les blogs et les articles de médias dans lesquelles vous pourriez essaimer des extraits de ce rapport accompagnés de liens. Si vous faites cela, acceptez de répondre à des internautes qui pourraient venir vous posez des questions.

Identifiez vos propres productions web où il serait pertinent de proposer un lien vers une partie du rapport.
Identifiez les profils d’utilisateurs des médias sociaux intéréssés par vos sujets et adressz leur des messages publics afin que ceux-ci et leurs publics aient de la visibilité sur le rapport.

Internautes producteurs de rapports d’activités dans des associations, des ONG ou autres organisations sans but lucratif, que vous inspirent ces réflexions ? J’espère que vous n’êtes pas d’accord 😉

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